Vedtægt for den selvejende institution
Vanløse Bydelshistoriske Arkiv

§ 1.   Vanløse Bydelshistoriske Arkiv er en selvejende institution, dets hjemsted er Vanløse og dets arbejdsområde Vanløse.

 
§ 2. Arkivets formål er at

- indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data, uanset medium af ikke statslig proveniens med tilknytning til Vanløse, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid og

- at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for Vanløses historie.

§ 3. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådant garanteres.

§ 4. Vanløse Bydelshistoriske Arkiv er medlem af Sammenslutningen af Lokalhistoriske Foreninger og Arkiver i Københavns Kommune (SLAK).

I øvrigt samarbejder Vanløse Bydelshistoriske Arkiv med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.

§ 5. Vanløse Bydelshistoriske Arkiv forestås af en bestyrelse på 5 medlemmer. Heraf udpeges 2 af Vanløse Netværk (tidl. Vanløse Lokalråd) og 3 af Vanløse Lokalhistoriske Forening.

Bestyrelsens funktionsperiode er 2 år.
Bestyrelsen konstituerer sig selv årligt og fastlægger i øvrigt selv sin forretningsorden.
Bestyrelsen konstituerer sig med en arkivleder, der samtidig er sekretær. Denne tegner sammen med kassereren Vanløse Bydelshistoriske Arkiv. Der føres protokol over møderne.

Inden udgangen af en april måned afholdes årsmøde m/fremlæggelse af regnskab for det foregående år. Endvidere afholdes der bestyrelsesmøder i januar, april (årsmøde), september og november og i øvrigt efter behov.

I øvrigt kan bestyrelsen nedsætte arbejdsgrupper.

§ 6. Arkivlederen er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA's standardinstruks for arkivledere.

§ 7. Bestyrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registrerede, og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA's tilgængelighedsregler respekteres.

Effekter, der skænkes eller deponeres i arkivet, kan benyttes af besøgende på stedet, men ikke hjemlånes.

Undtagelse fra benyttelse kan ske, hvis
a. giveren har bestemt en tidsfrist, før tilgængelighed tillades,
b. bestyrelsen skønner, at benyttelse kun bør ske med særligt historisk formål.

§ 8. Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af en arbejdsplan og et budget, der fremsættes inden 1. november til Vanløse Netværk og Vanløse Lokalhistoriske Forening.
Godkendelse skal ske inden 31. december, og er kun gældende, såfremt det er godkendt af begge parter. Bestyrelsen er ansvarlig for overholdelsen af budgettet.

§ 9. Vanløse Bydelshistoriske Arkiv drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private.

Underskud på driftregnskabet dækkes med 2/5 af Vanløse Netværk og 3/5 af Vanløse Lokalhistoriske Forening.

Arkivets regnskab, der følger kalenderåret, revideres af 1 revisor udpeget af Vanløse Netværk og 1 af Vanløse Lokalhistoriske Forening.

§ 10. Pengemidler, som Arkivet råder over, skal indestå på en for Arkivet oprettet konto i et pengeinstitut.

§ 11. Arkivets årsberetning og det reviderede regnskab forelægges Vanløse Netværk og Vanløse Lokalhistoriske Forening. Endvidere sendes årsberetningen og det reviderede regnskab til tilskudsgiverne.

§ 12. Ved opløsning af arkivet overgår det indsamlede materiale til Københavns Stadsarkiv og Museum.

Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde i Vanløse efter Vanløse Netværks og Vanløse Lokalhistoriske Forenings beslutning.

§ 13. Vedtægterne træder i kraft 5. maj 2010 og erstatter de fra juni 1999 gældende vedtægter.

§ 14. Disse vedtægter kan ændres på forslag fra bestyrelsen.
Vedtægtsændringer skal godkendes af Vanløse Netværk og Vanløse Lokalhistoriske Forening.

Således vedtaget af Vanløse Lokalråd (fra 2010 Vanløse Netværk), 17. januar 1996, ændret i september 1999, ændret i maj 2010 og ændret i april 2013, og af Vanløse Lokalhistoriske Forening 7. februar 1996, ændret i juni 1999, ændret i maj 2010 og ændret i april 2013.

Til top / Til Akivets forside

Opdateret d. 14.2.2016